Uit wantrouwen wijzen veel gemeenten zo strak mogelijk toe. "Anders declareert een aanbieder veel te veel."

 Maar wat zien we in de praktijk? Het overgrote deel van de aanbieders declareert mínder dan toegewezen. Alleen een kleine uitzondering zit op het maximum. Dat is geen reden voor wantrouwen — dat is een reden voor vertrouwen.

En toch zien we nog steeds toewijzingen van 700 minuten.

700. Minuten.

Waarom? Omdat het systeem nu eenmaal standaard in minuten werkt en niemand zich afvraagt of dat wel handig is.

Zeg gewoon 8 uur. Wijs in hele uren toe en rond naar boven af. Dat is leesbaar, werkbaar en menselijk.

Bonustip
Als je in minuten toewijst, móét de aanbieder ook in minuten declareren. Andersom mag namelijk niet volgens de landelijke standaarden. Die toewijzing van 700 minuten dwingt een aanbieder dus tot een administratieve exercitie waar niemand op zit te wachten.

Kortom: Een slimme, pragmatische keuze aan de voorkant voorkomt een hoop rompslomp in de hele keten.

Hoe flexibel richten jullie de toewijzingen in? En durven we vaker uit te gaan van vertrouwen?

Aanbieder: "Waar blijft mijn toewijzing?"
Gemeente: "Die hebben we vorige week al verstuurd." 

Dit gesprek vindt wekelijks plaats. In tientallen gemeenten en regio's. 

Wat er in de praktijk vaak écht gebeurt: De aanbieder heeft het 301-bericht (de toewijzing) technisch gezien wel ontvangen, maar het systeem heeft dit direct afgekeurd met een 302-retourbericht, inclusief retourcode die aangeeft wat er niet klopte. De toewijzing voldeed niet aan de standaard.. 

Bij veel aanbieders verdwijnt zo’n afgekeurd bericht direct in een administratief 'zwart gat'. Geen melding, geen signaal. De aanbieder weet dus van niets en pakt de telefoon. 

De gemeente denkt ondertussen: “verstuurd is verstuurd”. 

Maar zo werkt het berichtenverkeer niet

Volgens de landelijke iWmo- en iJw-standaarden is de verzender verantwoordelijk voor het monitoren van de retourberichten. 

Stuur jij als gemeente een 301? Dan is het jouw taak om te controleren of daar een foutloze 302 op terugkomt. Komt die er niet, of komt er een 302 met een retourcode? Dan ligt de bal bij de gemeente om actie te ondernemen. 

Wacht niet tot de aanbieder gefrustreerd belt. Monitor de keten proactief. 

Praktische tip voor gemeenten:
Zorg dat je applicatie zo is ingericht dat er direct een notificatie afgaat bij een 302-bericht met een foutcode. Deze retourberichten zijn geen administratieve bijzaak; ze vertellen je exact wat er mis is met je eigen toewijzing. 

Eerst de achterdeur dichttimmeren, dan pas achteroverleunen. 

Hoe monitoren jullie de retourberichten op de iWmo/iJw-stromen? Geautomatiseerd of handmatig?

"Hoe sluit ik aan op het berichtenverkeer, zonder dat ik een grote IT-afdeling nodig heb?" 

Veel kleine zorgaanbieders en starters worstelen met dezelfde vraag. Het advies dat ze dan krijgen is vaak: gebruik een gratis oplossing. 

En dat klopt, die gratis portalen bestaan. Maar in het berichtenverkeer heeft 'gratis' bijna altijd een hele hoge prijs: jouw tijd. 

Gratis betekent namelijk: je doet álles zelf. Zelf uitzoeken, handmatig invoeren, zelf retourberichten controleren en zelf fouten oplossen. Voor een zorgaanbieder die de handen vol heeft aan de zorg zelf, is dat een administratieve strop. 

Waar het onder de streep écht om gaat: je wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie én je wilt geen afkeuringen. 

Dat vraagt om een applicatie die het (denk)werk voor je doet, niet één die je de vrijheid geeft om zelf fouten te maken. 

De praktijk bewijst dat kleine zorgaanbieders die kiezen voor slimme, ondersteunende software eigenlijk maar drie dingen hoeven in te voeren: 

1. Wanneer is de zorg gestart?
2. Hoeveel is er geleverd?
3. Wanneer is de zorg gestopt?

 De rest, de berichten, de juiste codes, de structuur, regelt de software aan de achterkant. 

Het resultaat?
Een laag afkeurpercentage. En áls er al eens iets afgekeurd wordt, dan ligt dat zelden aan de software, maar aan randvoorwaarden zoals een foutieve tariefinrichting of een onjuiste controle aan de kant van de gemeente. 

Klein zijn is geen excuus voor een hoge administratieve last. Het is juist dé reden om vanaf dag 1 slim te kiezen.

Herkenbaar voor de kleinere zorgaanbieders en software-experts in ons netwerk? Hoeveel uur per week wordt er bij jullie nog 'gratis' handmatig overgetikt?

Zo kán een declaratie in het sociaal domein eigenlijk helemaal niet worden afgekeurd ...

Veel kleine zorgaanbieders zien het iWmo- en iJw-berichtenverkeer als een administratief moeras. Stapels afkeuringen, eindeloos heen en weer mailen met gemeenten en facturen die maar onbetaald blijven. 

Maar de technische realiteit is simpeler: als de zorg is geleverd en de data klopt, is er niets te keuren. Dan is uitbetalen de enige logische uitkomst. 

Een softwaresysteem controleert aan de achterkant namelijk maar 4 harde variabelen: 

1. Is er een geldige toewijzing?
2. Valt de gedeclareerde periode hierbinnen?
3. Kloppen de productcode, het volume en de eenheid?
4. Komt het gedeclareerde tarief overeen?

Staan deze vier op groen? Dan gaat de poort automatisch open.

De administratie op orde hebben betekent in de praktijk niet veel meer dan: zorg dat je start- en stopdatum kloppen, dat je declareert wat er is afgesproken en dat je binnen de toewijzingsperiode blijft. Dat is het. 

De aanbieders die dit goed voor elkaar hebben, ervaren declareren precies zo: je dient in en het geld komt. Geen gedoe, geen discussie.

Krijg je toch een retourbericht? Zoek de fout dan niet bij de zorgverlening zelf, maar bij de inrichting, een verkeerd tarief, een toewijzing die niet goed staat, een gemeente die controles uitvoert die buiten de standaard vallen. 

Kortom: administratieve rust creëer je niet door harder te werken aan het einde van de maand, maar door één keer de voorkant waterdicht in te richten. 

Waar strandt een declaratie bij jullie in de praktijk het vaakst? Op de productcode, of de toewijzingsperiode?

Over het Verzoek om Toewijzing (VOT) en het Verzoek om Wijziging (VOW) bestaat nog altijd veel verwarring in het sociaal domein. Vreemd genoeg, want de basisregel is heel overzichtelijk: 

VOT (Verzoek om Toewijzing): Is er een nieuwe wettelijke verwijzing (van een huisarts, gecertificeerde instelling, rechtbank of andere wettelijke verwijzer)? Er is nog geen toewijzing, je vraagt er één aan. 
VOW (Verzoek om Wijziging): Heeft de cliënt al een actieve toewijzing, maar is er aanvullende of gewijzigde zorg nodig? De toewijzing bestaat al, je vraagt puur een aanpassing. 

Twee situaties, twee specifieke berichten. Zo simpel is het. 

“Wij gebruiken de VOW niet, dien maar een VOT in”

Aanbieders horen dit toch nog regelmatig van gemeenten of regio's. Begrijpelijk dat je daar als aanbieder dan maar in meegaat om je administratie rond te krijgen. Maar het is niet volgens de landelijke standaarden. 

Belangrijk om te weten: Je hoeft hier als aanbieder niet zomaar in mee te gaan. Je kunt dit soort signalen direct melden bij het Ketenbureau i-Sociaal Domein of het Zorginstituut Nederland. Zij gaan namens de sector het gesprek aan met gemeenten waar het proces niet goed is ingericht. Zo hoef jij de discussie met je contractpartner niet zelf te voeren. 

Landelijke standaarden zijn er niet voor niets. Ze zorgen voor een voorspelbaar en efficiënt proces in de hele keten. Voor gemeenten, voor aanbieders én uiteindelijk voor de cliënt. 

Hoe vaak loop jij nog tegen "creatieve" procesafwijkingen aan? En welke zijn dat?

Een Verzoek om Toewijzing (VOT) indienen is stap één. Maar wat gebeurt er als de klok begint te tikken? Dit is wat je moet weten over de doorlooptijd én je rechten als Zorgaanbieder. 

De harde deadline: 10 werkdagen. Volgens de landelijke i-standaarden heeft een gemeente wettelijk 10 werkdagen om te reageren op een VOT. Lukt het niet om binnen 10 werkdagen te reageren, dan zijn ze verplicht om een Antwoordbericht (319) te sturen. 

Klinkt helder, maar de realiteit is vaak weerbarstiger. Veel aanbieders merken dat het weken duurt, of dat er simpelweg helemaal geen reactie komt. 

En dat is een serieus probleem. Zonder een formele toewijzing (301-bericht) staat alles on hold: 

• Je kunt officieel niet starten met de zorg
• Je kunt niet declareren (geen cashflow)
• Je kunt bij een audit niet aantonen dat je rechtmatig handelt

Wat veel aanbieders niet weten: De verzender van een bericht is verantwoordelijk voor de opvolging. Heb je een retourbericht (316) ontvangen, dan is het bericht aangekomen en ligt de bal bij de gemeente. Hoor je binnen 10 werkdagen niks? Dan sta je volledig in je recht om hier achteraan te gaan. 

Wat kun je concreet doen?

1. Trek schriftelijk aan de bel: Stuur na dag 10 een zakelijke, formele herinnering.
2. Dossieropbouw: Zorg dat je administratie waterdicht is. Weet exact wanneer je de VOT hebt verzonden en wanneer de termijn is verstreken.
3. Meld structurele vertraging: Blijft een gemeente structureel de termijnen overschrijden? Meld dit dan bij het Ketenbureau 1-Sociaal Domein. Zij zijn er om deze knelpunten in de keten aan te pakken.

Strak Berichtenverkeer valt of staat met een proactieve administratie. Wacht niet af, maar bewaak je eigen doorlooptijden.   

Hoe strak monitoren jullie de 10-dagen-termijn binnen jouw organisatie?

In Berichtenverkeer #Tip1 hadden we het over de beruchte toewijzingen in minuten (denk aan 700 minuten, waar eigenlijk 8 uur had moeten staan). 

Maar er is een tweede variant van dit probleem, en die komt minstens zo vaak voor: toewijzingen waarbij producten of eenheden simpelweg niet aansluiten op het contract. 

De praktijk: 

• Een aanbieder krijgt een toewijzing in uren, terwijl het contract in dagdelen is afgesloten. 
• Er wordt een product toegewezen dat de aanbieder in de praktijk helemaal niet levert. 

Het gevolg? Vertraging en administratieve frustratie. De aanbieder kan niet declareren, of declareert via een creatieve omweg die later bij de accountantscontrole gegarandeerd voor problemen zorgt. 

De oorzaak? Bijna nooit kwade wil. Vaker is het een systeem dat niet optimaal is ingericht: verkeerde productcodes, verouderde contractgegevens in de software, of een medewerker die het fijne verschil niet kent. 

De Gouden Tip: Controleer bij elke toewijzing of het product en de eenheid exact overeenkomen met het contract. En doe dit vóórdat de zorglevering start en niet pas wanneer de declaratie al is ingediend. Een kleine check aan de voorkant voorkomt een hoop herstelwerk aan de achterkant. 

Herkenbaar probleem in jouw organisatie? Hoe lossen jullie dit op?

Een paar weken geleden schreef ik dat gemeenten hun eigen retourberichten vaak niet monitoren. Een 302 met een foutcode verdwijnt uit beeld en niemand die merkt dat er iets misging.

Maar hand in eigen boezem: aanbieders doen vaak precies hetzelfde. 

Neem het startzorgbericht. Jij stuurt netjes een 305. De gemeente stuurt een 306 terug met een foutcode. Maar omdat dat bericht geruisloos in de berichtenbox landt — zonder melding of signaal — merk je niks. Jij denkt dat de start is bevestigd, terwijl de gemeente hem nooit heeft verwerkt. 

Of je stuurt een declaratie. De 325 komt retour met een afkeurcode. Die legt precies uit wat er mis is. Maar ja, als niemand die code daadwerkelijk leest, los je het ook niet op. En dan blijft de betaling achterwege.  

De i-standaard is hier heel helder in: de verzender monitort zijn retourberichten. Altijd. Maar dat geldt dus voor állebei de partijen. 

Onze praktische tip voor vandaag: maak er een vaste gewoonte van om na elk verzonden bericht te controleren of er een retourbericht is binnengekomen, en of dat retourbericht foutvrij is. Of kies voor een applicatie die dat voor je doet en je een seintje geeft, als er iets niet goed is. 

Het kost je vijf minuten. Maar het scheelt je uren aan uitzoekwerk en telefoontjes achteraf.

Je dient een Verzoek om Toewijzing (VOT) in en de gemeente keurt hem af. Je frustratie is begrijpelijk. Maar de allereerste stap die je nu moet zetten: lees de afkeurcode.

De reden van afkeuring staat namelijk altijd in het retourbericht als retourcode. Die code vertelt je precies wat er mist of schuurt: een ontbrekend gegeven, een verkeerde productcode of een BSN dat niet wordt herkend.

Wat we in de praktijk zien
Zorgaanbieders lezen de code niet, pakken de telefoon om de gemeente te bellen, waarna de gemeenteambtenaar de reden ook niet direct weet. Ondertussen staat de zorg voor de cliënt stil.

Zie die retourcode niet als een straf, maar als een wegwijzer:

• Lees de code
• Los de fout op
• Dien de aanvraag opnieuw in

Extra belangrijk: Klopt de afkeurcode inhoudelijk niet omdat een gemeente afkeurt op gronden die buiten de landelijke afspraken vallen? Onthoud dat de landelijke standaard altijd leidend is, niet de lokale interpretatie.

"Welke afkeurcode komen jullie in de praktijk het vaakst tegen?"

In Tip #3 hadden we het over kleine aanbieders die starten met het berichtenverkeer. De tip was: Kies geen gratis of 'vrijblijvende' tool, maar een applicatie die het (denk)werk voor je doet, niet één dus die je de vrijheid geeft om zelf fouten te maken.

Maar wat als je organisatie inmiddels is gegroeid?

Een applicatie die prima werkt voor 5 cliënten, begint ongemerkt te knellen bij 50. Er komt een tweede of derde gemeente bij, contractafspraken verschillen en het aantal toewijzingen groeit.

Wat je op 10 cliënten nog handmatig 'erbij' deed, leidt bij vijftig tot gemiste retourberichten, afgekeurde declaraties en administratieve rompslomp. Die fouten horen niet bij een groeifase; ze horen bij software die de groei niet meer bijhoudt.

Dus: Evalueer je software niet alleen bij de start, maar bij elke schaalsprong. Laat handmatig werk niet opstapelen, maar automatiseer wat mee moet groeien.

"Groei is mooi. Zorg dat je administratie meegroeit."